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Administração do tempo = maior produtividade

Dênio Benfica

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Geralmente, não nos damos conta de todas as tarefas que devemos executar em nosso dia a dia, isso acaba acumulando mais tarefas para o dia seguinte. Você já deve ter ouvido pelo menos uma vez na vida aquele ditado “tempo é dinheiro”. Quando não nos programamos para desenvolver nossas atividades e ou não cumprimos a nossa parte de um trabalho, os resultados no geral podem ser comprometidos. Pense em um sistema de fluxo de processos e ou informações, as pessoas que dependem do nosso trabalho terão que atrasar as suas tarefas ou executarem na correria, correndo o risco de falhas que podem ocasionar sérios danos à empresa e a qualidade de um processo e ou informação.
Quantas vezes você já se pegou dizendo? Não deu tempo de fazer isso ou aquilo, ou então, já ouviu essa mesma desculpa de outra pessoa? Muito comum em ouvirmos isso em nosso dia a dia. Diante deste cenário, venho abordar algumas situações que podem ajudar na melhor administração de seu tempo, bem como te proporcionar uma maior produtividade.
FALTA DE TEMPO OU FALTA DE PLANEJAMENTO? Importante refletir sobre essa pergunta!
Planejamento: planeje seu dia, sua semana, seu mês e ano se possível com antecedência. Não marque mais atividades ou compromissos do que você consegue cumprir, seja verdadeiro e entenda seu limite.
Organização: mantenha seu ambiente de trabalho limpo e organizado, de forma que você seja mais eficiente ao executar suas tarefas.
Check list: faça uma lista com todas as atividades e tarefas que você tem que executar no dia seguinte, sempre colocando as prioridades no topo, realize primeiro as mais importantes, difíceis e que não goste. Caso não consiga cumprir com todas, coloque-as nas tarefas do dia seguinte, agindo assim, não deixará nada sem finalizar.
Aprenda a dizer não: aprender a dizer não pode ser o maior economizador de tempo do seu dia. Saiba dizer não para situações e pessoas que realmente sejam necessários, para prazos que sejam curtos demais e para todas as situações que você sabe que não tem tempo suficiente para executar.
Seja objetivo: vá e faça o que deve ser feito sem mais delongas. Objetividade é uma virtude de poucos profissionais. Mas não confunda objetividade com grosseria.
Delegar: aprenda a identificar as tarefas que podem ser executadas por outras pessoas e delegue essas atividades para que você possa ter tempo de realizar algo maior e mais estratégico.
Eficiência: hoje todas as funções de qualquer tipo de empresa, independente porte e segmento são avaliados por indicadores, hoje se deve gerar mais resultados gastando menos energia.
Fuja das distrações: hoje somos bombardeados por notificações de nosso smartphone, alertas de e-mail, redes sociais e colegas de trabalho todo o tempo. É necessário termos disciplinas para lidar com essas distrações e não perder nossa concentração, pois uma vez que isso acontece, até retomar a concentração no nível em que estávamos leva mais algum tempo. O ideal é que determine períodos do dia para tratar e resolver esses assuntos.
Procrastinação: não deixe para depois o que pode ser feito ou executado hoje ou agora. Respire fundo e faça o que deve ser feito naquele momento.
Não sofra por antecipação: não execute uma tarefa pensando em outra. Se concentre no que deve ser feito, na melhor decisão e na melhor forma de resolver aquela situação. Agindo assim sua decisão será mais rápida e assertiva.
Pausa para recarregar: tenha consciência de que ocupação não é sinônimo de produtividade. Pequenas pausas durante o dia podem nos proporcionar maior rendimento e decisões mais assertivas.
Anotações: sempre que se lembrar de uma situação ou atividade que você esqueceu-se de executar ou que passou despercebida, anote-a, assim não correrá risco de esquecê-la novamente e você irá eliminar essa preocupação de sua memória, à medida que você for realizando as tarefas, vá eliminando da lista para abrir espaço para novas atividades entrarem.
Hoje podemos usar a tecnologia e os recursos que ela nos oferece para maximizar nosso tempo, existem vários aplicativos que servem como agenda, lembretes que podemos programar alarmes e muitas outras ferramentas que podem nos auxiliar a administrar melhor nosso tempo.
Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade. Já parou para pensar quanto vale seu tempo? Quanto vale uma hora de seu dia? NÃO SE ESQUEÇA DE VIVER A SUA VIDA!
CUIDADO COM O VAZIO DE UMA VIDA OCUPADA DEMAIS!

DÊNIO BENFICA é Administrador, MBA Controladoria e Auditoria, Pós Graduado em Engenharia de Produção, Coaching de Alta Performance e Desenvolvimento de Carreiras

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